Hoe lang moet je persoonlijke administratie bewaren?

Meestal krijg ik in het voorjaar de opruimkriebels. Want in plaats van de meer bekende ‘grote schoonmaak’ ga ik het hele huis door om iedere kamer grondig op te ruimen. De meest ‘bewerkelijke’ kamer is mijn werkkamer. De moed zakt mij soms in de schoenen bij het zien van al die uitpuilende lades en kasten. Want hoe lang moet je persoonlijke administratie bewaren? Ik dook in de materie!

Persoonlijke administratie bewaren

Volgens de belastingdienst hebben particulieren geen wettelijke bewaarplicht. Dat betekent dat je administratie als bankafschriften en loonstrookjes niet verplicht hoeft te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om deze administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

Er is veel administratie die je eigenlijk gewoon direct kunt weggooien. Omdat ze bijvoorbeeld online te vinden zijn of alleen als kennisgeving verstuurd worden. Ik maak dan ook een indeling in direct weggooien, 1 jaar bewaren en 5 jaar bewaren. Handig toch?

Direct weggooien

• Gebruiksaanwijzingen van apparaten. Alle gebruiksaanwijzingen, of het nu van je stofzuiger of spelcomputer is, zijn online te vinden. Ook voor de garantie hoef je ze niet te bewaren, net als de verpakkingen van apparaten. Het enige dat je moet bewaren is de aankoopbon (voor de duur van de garantietermijn).
• Heb je de ‘Mijn berichtenbox’ app? Dan hoef je veel correspondentie niet te bewaren. Van de belastingdienst bijvoorbeeld, of de Kinderbijslag. De berichtenbox is een initiatief van MijnOverheid en de correspondentie is beveiligd via DigiD.
• Hetzelfde geldt eigenlijk ook voor administratie van de bank, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen etc. Vrijwel overal kun je je gegevens digitaal inzien en is er dus geen noodzaak ze ook nog op papier te bewaren.
• Bewaar alleen de ‘zogenaamde’ bewijsstukken. Dus wel het polisblad van je verzekering, maar niet het 25 bladzijden tellende overzicht met voorwaarden. Die kun je digitaal ook wel terugvinden.

Eén jaar bewaren

Dit zijn meestal de papieren die je ieder jaar weer opnieuw krijgt. Zoals jaaroverzichten of verzekeringspolissen. Gooi het oude overzicht weg en vervang deze door de nieuwe. Dit geldt o.a. voor:

• verzekeringspolissen
• groene kaart autoverzekering
• pensioenoverzicht
• Jaarafrekening energieleverancier/water etc.
• Aanslag gemeentelijke heffingen/waterschapsbelasting
• WOZ aanslag
• Servicecontracten

5 jaar bewaren (of soms langer)

Aankoopbewijzen van dure apparaten (koelkast, PS5) bewaar je in ieder geval tot het einde van de garantietermijn. Meestal is dat twee jaar, maar check even of het wellicht langer is.

Ondanks dat het dus wettelijk niet noodzakelijk is, is het toch handig om voor de belastingdienst de volgende administratie te bewaren:

• Aangiften inkomstenbelasting
• Salarisstroken
• Bankafschriften
• Beschikking toeslagen

Voor altijd bewaren

Autopapieren moet je bewaren zolang jij eigenaar van de auto bent. Verder geldt voor de onderstaande administratie dat je ze goed opbergt en voor altijd bewaart:

• Trouwboekje (en eventueel echtscheidingspapieren) of samenlevingscontract
• Geboorteaangiften of adoptiepapieren
• Arbeidscontracten
• Inentingspapieren (gele boekje)
• Diploma’s
• Koopaktes huis of huurcontract
• Testamenten
• Medische documenten